Sind Rückzahlungsklauseln für Weiterbildungen unwirksam?

Arbeitgeber kommen für die Fortbildungskosten ihrer Mitarbeiter auf, um diese für die Aufgabenerfüllung in ihrem Unternehmen besser zu qualifizieren. Kündigt der Arbeitnehmer jedoch, kurz nachdem er die Weiterbildung absolviert hat, erleidet der Arbeitgeber einen Nachteil. Er hat in die Qualifikation seines Mitarbeiters investiert, ohne dafür die erwartete Leistung langfristig zu erhalten. Vor derartigen finanziellen Schäden soll die Rückzahlungsklausel für Weiterbildungen schützen. Sie verpflichtet den Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen zur Erstattung der Fortbildungskosten. Welche Voraussetzungen dafür gelten und wann die Rückzahlungsklausel unwirksam ist, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Wie wird die Rückzahlungsklausel für Fortbildungen vereinbart?

Eine Rückzahlungsklausel für Weiterbildungen vereinbaren Sie als Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer vertraglich in der Fortbildungsvereinbarung. Sie verpflichtet den Arbeitnehmer zur vollständigen oder teilweisen Erstattung der Fortbildungskosten, wenn er innerhalb eines festgelegten Zeitraums nach dem Absolvieren der Fortbildung durch Eigenkündigung aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet. Diese vertraglich vereinbarte Frist, Bindungsdauer genannt, schützt Sie vor finanziellen Verlusten. Denn scheidet der Mitarbeiter nach der Fortbildung aus dem Unternehmen aus, ohne seine neu erworbenen Fähigkeiten langfristig eingebracht zu haben, haben Sie die Fortbildungskosten verauslagt, ohne dafür die erhoffte Gegenleistung zu erhalten.

Allerdings schränkt die Rückzahlungsklausel den Arbeitnehmer in seinem Grundrecht auf die freie Wahl des Arbeitsplatzes gemäß Art. 12 Grundgesetz (GG) ein, weshalb die Zulässigkeit der Klausel strengen Anforderungen unterliegt.

Zulässigkeit der Rückzahlungsklausel bei Weiterbildung

Für die Zulässigkeit einer Rückzahlungsklausel gelten folgende Bedingungen:

• Fortbildungs- und Bindungsdauer stehen in einem angemessenen Verhältnis zueinander
• Rückzahlungsbetrag ist angemessen und für den Arbeitnehmer zumutbar
• Klausel ist transparent und verständlich formuliert

Eine Rückzahlungsklausel für Fortbildungskosten kann nur zulässig und wirksam sein, wenn darin eine angemessene Bindungsdauer vereinbart ist. Die Angemessenheit stellt dabei die Dauer und die Höhe der Kosten für die Weiterbildung ab. Dauerte die Fortbildungsreihe maximal einen Monat, darf die Bindungsfrist einen Monat nicht überschreiten. Investieren Sie als Arbeitgeber hingegen in eine Maßnahme, die mehr als zwei Jahre andauert, dürfen Sie den Mitarbeiter bis zu fünf Jahre lang an sich binden. Unter diesen Voraussetzungen schafft die Klausel zur vollständigen oder teilweisen Rückerstattung der Kosten einen fairen Ausgleich zwischen den Interessen beider Vertragsparteien.

Wichtig ist die Angemessenheit des Rückzahlungsbetrags. Er hat sich nach der finanziellen Leistungsfähigkeit des Beschäftigten zu richten. Das heißt, der Arbeitgeber darf nicht den gesamten Monatslohn verlangen und dem Arbeitnehmer muss noch ein existenzsichernder Betrag verbleiben. Scheidet ein Angestellter erst kurz vor dem Ablauf der Bindungsfrist aus dem Arbeitsverhältnis aus, wird die Rückzahlung üblicherweise zeitanteilig gemindert.

Die Zulässigkeit der Rückzahlungsklausel setzt voraus, dass sie transparent und verständlich formuliert ist. Der Arbeitnehmer muss klar einschätzen können, welche Rückzahlungspflicht er eingeht, wenn er innerhalb einer bestimmten Zeitdauer nach der Weiterbildung das Arbeitsverhältnis durch Eigenkündigung beendet.

Wann ist die Klausel zur Rückzahlung der Fortbildungskosten unwirksam?

Eine Rückzahlungsklausel ist demnach unzulässig, wenn die Bedingungen von oben nicht erfüllt oder ungenügend durchgesetzt wurden. So ist die geforderte Angemessenheit und Verhältnismäßigkeit nicht gewahrt: Die Bindungsfrist darf nicht zu lang sein, der Rückzahlungsbetrag darf den Arbeitnehmer nicht finanziell überfordern. Der Interessenabwägung in jedem einzelnen Fall kommt eine zentrale Bedeutung zu.

Eine Vereinbarung, wonach der Arbeitnehmer die Weiterbildungskosten auch dann zu erstatten hat, wenn er durch eine Kündigung des Arbeitgebers aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet, ist unzulässig. Die Rückzahlungsverpflichtung tritt nur dann ein, wenn der Arbeitnehmer selbst kündigt. Das Bundesarbeitsgericht stellte in seinem Urteil vom 25. April 2023 zudem klar, dass Rückzahlungsklauseln keine Rückzahlungsverpflichtung für Eigenkündigungen des Arbeitnehmers enthalten dürfen, die der Arbeitgeber mit veranlasst hat.

Laut Bundesarbeitsgericht ist die Vereinbarung einer vollen oder anteiligen Rückzahlung der Fortbildungskosten bereits dann unwirksam, wenn die Klausel unklar oder nicht ausreichend transparent formuliert ist.

Interessenabwägung bei Weiterbildungen

Sie haben als Arbeitnehmer das Interesse, einen Lerninhalt vermittelt zu bekommen, den Sie anschließend im Berufsleben zu Ihrem Vorteil nutzen können. Dies ist etwa dann gegeben, wenn Sie aufgrund der Weiterbildung die Aussicht auf eine besser bezahlte Tätigkeit haben.

Das Interesse des Arbeitgebers geht dahin, Ihre neu erworbenen Qualifikationen möglichst lange für seinen Betrieb zu nutzen. Es ist daher legitim, einen Ausgleich bei Ihrem Ausscheiden vor Ablauf der Bindungsfrist zu verlangen. Allerdings muss dabei Ihr grundrechtlich geschütztes Interesse berücksichtigt werden, dass Sie Ihren Arbeitsplatz frei wählen können, ohne dabei mit einer Rückzahlungspflicht belegt zu werden. Deshalb muss die Interessenabwägung vorrangig darauf abstellen, inwieweit Sie durch die Weiterbildung einen geldwerten Vorteil erlangt haben.

Achten Sie bei Ihrer Vereinbarung auf die Bindungsdauer, es gibt in der ständigen Rechtsprechung Richtwerte zur Orientierung. Danach darf etwa die Bindungsfrist bei einer Lehrgangsdauer von einem Monat sechs Monate, bei einer zweimonatigen Fortbildung zwölf Monate nicht überschreiten. Eine Bindungsdauer von bis zu fünf Jahren darf ein Arbeitgeber auferlegen, wenn er in eine Weiterbildung mit einer Dauer von über zwei Jahren investiert hat.

Tipps für die Vereinbarung einer Rückzahlungsklausel bei Weiterbildung

• Interessenabwägung in jedem Einzelfall durchführen
• Prüfen, ob Bindungsfrist angemessen ist
• Rückzahlung der Fortbildungskosten im angemessenen Umfang
• Darauf achten, dass Rückzahlungsklausel transparent und verständlich formuliert ist