Zeiterfassung im Home Office: So machen Sie es richtig

Wie viele andere Arbeitnehmer in Deutschland finden vielleicht auch Sie sich nun zum wiederholten Male im Home Office wieder. Dadurch hat sich in Ihrem Arbeitsablauf sicher einiges geändert.

Sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem Arbeitgeber verlangt die Umstellung der Arbeit vom Bürogebäude in die heimischen vier Wände eine Menge Flexibilität ab. Ein Punkt, der immer wieder zu Fragezeichen bei beiden Parteien führt, ist die Zeiterfassung im Home Office.

Arbeiten Sie täglich im Büro, dann hat ihr Arbeitgeber wahrscheinlich ein festes System zur Erfassung der Arbeitszeit für alle Mitarbeiter etabliert. Und selbst, wenn nicht, sieht Ihr Vorgesetzter, ob Sie am Schreibtisch Ihrer Arbeit nachgehen, oder ob Sie überhaupt nicht zum Dienst erschienen sind.

Doch wie funktioniert die Zeiterfassung im Home Office eigentlich? Hier erfahren Sie alles, was Sie als Arbeitnehmer zu diesem Thema wissen müssen.

Zeiterfassung im Büro und im Home Office: Pflicht oder nicht?

Die Erfassung der Arbeitszeit im Büro ist in Deutschland derzeit noch keine Pflicht. Es ist lediglich festgeschrieben, dass in Deutschland dem Arbeitszeitgesetz nachgegangen werden muss. Und in diesem ist nicht vermerkt, dass die Arbeitszeit zwingend und in allen Fällen erfasst werden muss.

Allerdings hat der Europäische Gerichtshof im Jahre 2019 für alle Mitgliedstaaten der EU entschieden, dass die Erfassung der Arbeitszeit hier flächendeckend eingeführt werden soll. Jedes EU-Mitglied-Land muss somit dafür sorgen, dass ein nationales Erfassungssystem der Arbeitszeit in Kürze eingeführt werden kann.

Für das Arbeiten zu Hause gelten generell die gleichen Regeln wie für das Arbeiten im Büro. Hier wie dort muss die Arbeitszeit erst dann dokumentiert werden, wenn pro Werktag mehr als acht Stunden gearbeitet werden. Zeiterfassung im Home Office ist jedoch auch nicht verboten.

Wenn Ihr Arbeitgeber die Arbeitszeit im Home Office also gerne erfassen möchte, dann kann er das tun.

Zeiterfassung im Home Office: Gibt es für Mitarbeiter Vorteile?

Für Sie als Arbeitnehmer kann die Zeiterfassung im Home Office tatsächlich Vorteile haben. Denn sobald Sie zu Hause arbeiten kann es passieren, dass sich Arbeitszeit und Freizeit nicht mehr immer voneinander trennen lassen.

Sicher haben Sie auch schon einmal am Abend oder Wochenende schnell noch eine wichtige dienstliche Mail beantwortet, weil Sie es während der Arbeitszeit vergessen hatten. Und das sollte eigentlich nicht sein, denn Ihre Freizeit ist dazu da sich von der Arbeit zu erholen. Wenn derartige Arbeiten im Home Office nicht als Arbeitszeit erfasst werden, dann leisten Sie darüber hinaus unbezahlte Arbeit.

Damit Sie für Ihren Arbeitsaufwand auch entsprechend finanziell oder zeitlich entschädigt werden, sollten Sie als Arbeitnehmer selbst ein Interesse daran haben, dass Ihre Arbeitszeit ohne Lücken erfasst wird.

Zeiterfassung Home Office: Welche Daten sind wichtig?

Damit die Zeiterfassung im Home Office sinnvoll ist, sollten mehrere Daten korrekt aufgezeichnet werden. Relevant ist jeweils der Zeitpunkt des Arbeitsbeginns sowie des Arbeitsendes.

Dazwischen sollten Pausenzeiten liegen, die durch das Arbeitszeitgesetz geregelt werden. Wie lange Sie pro Arbeitstag Pause machen müssen, und wann diese Pausen zu setzen sind, richtet sich nach Ihrer Gesamtarbeitszeit.

Die Länge und die zeitliche Lage der Pausen sollten also auch aufgezeichnet werden. Außerdem sollte die Gesamtarbeitszeit pro Tag festgehalten werden.

Wie genau funktioniert die Erfassung der Arbeitszeit im Home Office?

Das Schlagwort Zeiterfassung Home Office bietet viel Spielraum. Denn es gibt keine festen Regeln dazu, wie die Zeiterfassung im Home Office zu erfolgen hat.

Sie können Ihre Arbeits- und Pausenzeiten genauso gut handschriftlich auf einem Stück Papier festhalten wie in einer Excel-Tabelle. Natürlich sind solche Arten der Aufzeichnung vor allem für Sie als Arbeitnehmer mühsam und auch fehleranfällig. Probleme kann es zum Beispiel geben, wenn Sie Ihre fliegenden Blätter verlegt haben. Schon können Sie die Arbeitszeiten der letzten Wochen nicht mehr nachvollziehen. Besser ist es also auf eine Software zur Zeiterfassung zu setzen. Damit halten Sie Ihre Arbeits- und Ruhezeiten digital und geordnet nach. Derartige Softwarelösungen sind zudem darauf ausgelegt, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber jederzeit einen Überblick darüber haben, wie viel gearbeitet wurde. Üblicherweise kümmert sich der Arbeitgeber um den Einsatz einer solchen Aufzeichnungssoftware.

Bedeutet die digitale Zeiterfassung Home Office nicht auch Überwachung?

Viele Arbeitnehmer fürchten, mit einer digitalen Zeiterfassungssoftware vom Arbeitgeber überwacht zu werden. Doch das sollte nicht das Ziel hinter dem Einsatz der Softwarelösung sein.

Sehen Sie es als Arbeitnehmer besser so, dass Sie damit bestens nachweisen können, wie viel Sie tatsächlich gearbeitet haben. Die Zeiterfassung kann Ihnen auch helfen keine unnötigen Überstunden mehr zu leisten. Natürlich sind diese einmal nötig, wenn die Deadline für ein wichtiges Projekt naht.

Im Arbeitsalltag müssen Überstunden aber häufig nicht sein. Arbeitet man jedoch zu Hause, vergisst man gerne einmal die Zeit und sitzt am Ende eines Arbeitstages viel zu lange am Rechner. Eine Zeiterfassungssoftware hat oft auch die Funktion einer Art Stoppuhr, die Sie darauf hinweist, dass Ihre tägliche Arbeitszeit sich nun dem Ende nähert. Auch kann Ihnen die Software eine Diskussionsgrundlage gegenüber Ihrem Arbeitgeber liefern, wenn Sie sich überlastet fühlen.

Was gibt es bei Zeiterfassung im Home Office sonst noch zu beachten?

Oberstes Ziel der Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten sollte immer die Schaffung von Transparenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sein. Das heißt auch, dass das bestehende Arbeitszeitgesetz angewandt werden muss.

Für Sie ist es deshalb wichtig das von beiden Seiten gewählte Tool auch konsequent zu nutzen. Wenn Sie also nach Ihrer offiziellen Arbeitszeit noch Telefonate mit Geschäftspartnern oder Kunden führen, dann sollten Sie die dafür aufgewendete Zeit auch dokumentieren.

Deshalb ist es gut, wenn sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer bezüglich der verwendeten Lösung zur Erfassung der Arbeitszeit abstimmen und auf eine allgemeingültige Art und Weise für alle Mitarbeiter einigen. Außerdem sollte die korrekte Nutzung des gewählten Tools mittels einer Schulung an Sie herangetragen werden.

Bietet Ihnen Ihr Arbeitgeber dies nicht von sich aus an, sollten Sie ihn um eine Einweisung bitten. Denn so treten am Ende keine Missverständnisse bei der Erfassung der Arbeitszeit im Home Office auf.