Onboarding: Der erste Tag im neuen Job
Sie haben eine neue Stelle gefunden und werden bald Mitarbeiter in einem Unternehmen sein. Was nun? In unserem Leitfaden erfahren Sie, was Sie in den ersten Arbeitstagen und Monaten in Ihrer neuen Position erwartet, damit Sie mit Zuversicht starten können. Was bedeutet Onboarding? Was ist ein Einarbeitungsplan im Rahmen der Einarbeitung? Welche Aufgaben kommen auf Sie zu und wie hinterlassen Sie einen guten ersten Eindruck bei den Mitarbeitern des Unternehmens?
Sie haben Ihr Vorstellungsgespräch mit Bravour bestanden und einen guten Eindruck hinterlassen. Der schwierige Teil ist vorbei – herzlichen Glückwunsch! Jetzt können Sie sich auf Ihre neue Stelle, neue Aufgaben, Kollegen und im besten Falle auf einen strukturierten Onboarding-Prozess und Einarbeitungsplan freuen. Der erste Arbeitstag ist immer aufregend; es gibt neue Aufgaben und Menschen, die man kennenlernen muss. Hier zählt, wie so oft, der erste Eindruck. Vielleicht fühlen Sie sich auch ein wenig nervös oder überfordert, was ganz normal ist.
In fast allen Unternehmen gibt es Verfahren, um neue Mitarbeiter im Unternehmen willkommen zu heißen – dieser Prozess heißt Onboarding. Onboarding bedeutet, neue Mitarbeiter in ein Unternehmen zu integrieren und ihnen dabei zu helfen, sich das Wissen und die Verhaltensweisen anzueignen, die sie benötigen, um mit ihrer neuen Aufgabe zurechtzukommen. Häufig kommt ein Einarbeitungsplan zum Einsatz, damit das Onboarding strukturiert ablaufen kann. Der Prozess beginnt bereits vor dem eigentlichen ersten Arbeitstag und umfasst alle organisatorischen Bestandteile bei der Einstellung neuer Mitarbeiter.
Warum ist Onboarding so wichtig für neue Mitarbeiter?
Nach Ihrer Einstellung möchte Ihr Arbeitgeber Ihnen helfen, erfolgreich zu sein, und der Einarbeitungsplan hilft ihm dabei. Das Onboarding sorgt dafür, dass Sie das Unternehmen und seine Mitarbeiter kennenlernen, auch solche, die nicht in Ihrer Funktion oder Abteilung arbeiten. Der Einarbeitungsprozess umfasst auch den gesamten Papierkram, der mit dem Antritt einer neuen Stelle einhergeht. Ein Teil davon wird Ihnen wahrscheinlich schon vor Ihrem ersten Arbeitstag zugeschickt. So können Sie einige bürokratische Hürden aus dem Weg räumen und sich ganz auf die Eingewöhnung an Ihrem neuen Arbeitsplatz konzentrieren.
Vorbereitungen für die ersten Arbeitstage
Das Onboarding kann von dem Moment an beginnen, in dem Sie das Stellenangebot annehmen. Es gibt einige Dinge, die Sie schon vor Ihrem ersten Arbeitstag tun können. Sie werden das Unternehmen recherchiert haben, bereits vor Ihrem Vorstellungsgespräch, aber jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um tiefer in die Materie einzutauchen – schauen Sie sich die Website des Unternehmens, seine Präsenz in den sozialen Medien, Nachrichtenartikel, Pressemitteilungen, Branchenverbände, Mitarbeiter und alles andere an, was Sie online finden. Dies wird Ihnen helfen, Ihren neuen Arbeitgeber und Mitarbeiter besser zu verstehen, und es wird Ihnen vielleicht Bereiche des Unternehmens aufzeigen, über die Sie mehr erfahren möchten, wenn Sie anfangen.
Wenn Sie alle Ihre Unterlagen zusammen haben, werden die ersten Tage des Onboardings reibungslos verlaufen. Je nach Arbeitgeber müssen Sie an Ihrem ersten Tag Ihren Personalausweis, Versicherungsnummer, Steuernummer und Arbeitszeugnisse/Zertifikate mitbringen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie Ihren neuen Arbeitgeber ein paar Tage vor dem ersten Arbeitstag per E-Mail kontaktieren, um sich zu erkundigen, ob Sie etwas mitbringen müssen.
Was müssen Sie für den ersten Arbeitstag vorbereiten?
Die Personalabteilung ist in der Regel die erste Anlaufstelle beim Onboarding. Dies gilt für jeden neuen Mitarbeiter. Sie wird sicherstellen, dass Sie ein förmliches Angebotsschreiben oder eine E-Mail erhalten, zusammen mit Dokumenten zur Unternehmenspolitik und anderen Unterlagen für Ihren ersten Arbeitstag. Dazu gehören in der Regel Informationen über Ihr Gehalt, Ihren Urlaubsanspruch, Ihre Arbeitszeiten/Arbeitstage und Kündigungsfristen. So erhalten Sie einen ersten Eindruck.
Danach folgt ein Telefonat oder ein Treffen, bei dem ein Mitarbeiter der Personalabteilung die Formulare und Ihre Anforderungen mit Ihnen durchgeht. Wenn Sie noch nicht über einen offiziellen Starttermin gesprochen haben, ist dies ein guter Zeitpunkt, dies zu tun. Möglicherweise werden Sie nach Ihrem beruflichen Werdegang und nach Referenzen gefragt, die Sie kontaktieren können. Vergewissern Sie sich, dass Sie deren Angaben zur Hand haben und dass Ihre Referenzen damit einverstanden sind, von Ihrem neuen Arbeitgeber oder Mitarbeitern der Personalabteilung kontaktiert zu werden. Je nach Art der Stelle, für die Sie eingestellt wurden, kann in dieser Phase auch eine Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds erfolgen. Die Personalabteilung wird auch verschiedene Angaben erfragen, die für die Aufnahme in die Gehaltsliste erforderlich sind. Sie werden gebeten, Ihre Sozialversicherungsnummer anzugeben und alle Steuer- und Rentenformulare auszufüllen und zu unterschreiben.
Gehen Sie alle von der Personalabteilung zur Verfügung gestellten Informationen sorgfältig durch und scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen – die Personalabteilung ist da, um Ihnen zu helfen. Vielleicht möchten Sie z. B. wissen, wie Sie Überstunden erfassen können, welche Leistungen Ihnen zustehen oder wie die Kleiderordnung des Unternehmens aussieht.
Was Sie beim Onboarding und am ersten Arbeitstag erwartet
Sobald Sie Ihre neue Stelle angetreten haben, gibt es in den meisten Unternehmen einen Einarbeitungsplan für das Onboarding. Je nachdem, wie viele neue Mitarbeiter eingestellt werden, kann dieser Onboarding-Prozess in einer strukturierten Orientierungswoche oder in einer mehrtägigen Hospitation bei einem oder mehreren Kollegen bestehen, die eine ähnliche Aufgabe haben wie Sie. Seien Sie darauf vorbereitet, beim Onboarding viele Menschen und neue Kollegen zu treffen, und versuchen Sie, alle wichtigen Informationen, die Sie erhalten, zu notieren. Ihr neuer Arbeitgeber wird Sie in die verschiedenen Unternehmensrichtlinien einweisen, die befolgt werden müssen, Ihnen das Büro und Ihren Arbeitsplatz zeigen und Ihnen wichtige Informationen zu Gesundheit und Sicherheit geben. Sie erhalten zwar eine Schulung zu den Unternehmensrichtlinien, aber einige Aspekte Ihrer Orientierung können so einfach sein wie die Frage, wo die Kaffeemaschine steht. Nutzen Sie diese Zeit, um Ihre Kollegen kennenzulernen, schließlich werden Sie in Zukunft viel Zeit mit ihnen verbringen.
In dieser ersten Zeit werden Ihnen die Kollegen aus der IT-Abteilung wahrscheinlich Geräte, Software und eine E-Mail-Adresse des Unternehmens zuweisen. Möglicherweise müssen Sie eine Schulung für spezielle Software oder Plattformen absolvieren, die das Unternehmen für die Einarbeitung verwendet.
In den ersten Tagen der Einarbeitung wird Ihnen Ihr Vorgesetzter erklären, was von Ihnen in Ihrer Rolle erwartet wird. Nehmen Sie sich die Zeit, um Ihre neuen Aufgaben zu verstehen und sich über die Routinen zu informieren, die Sie einhalten müssen. Wann finden zum Beispiel regelmäßige Teambesprechungen und Einzelgespräche statt? Scheuen Sie sich nicht, einen Kollegen um Hilfe zu bitten, wenn Sie mit einer Aufgabe nicht zurechtkommen oder etwas für Sie keinen Sinn ergibt. Gerade in den ersten Arbeitstagen wird dies öfter der Fall sein.
Wenn Ihr neuer Job im Unternehmen eine Remotestelle ist und Sie aus dem Home Office arbeiten, gibt es möglicherweise eine Online Einarbeitung. Sie könnten eine E-Mail schicken, um sich Ihren neuen Kollegen vorzustellen, oder einen persönlichen Videochat organisieren, um sie besser kennenzulernen und einen ersten Eindruck zu bekommen.
Zusätzlich zu den Formalitäten organisieren viele Unternehmen im Rahmen der Einarbeitung abteilungsübergreifende Veranstaltungen, bei denen neue Mitarbeiter ihre Kollegen und die Geschäftsführung in einem entspannten und geselligen Rahmen kennenlernen können. Möglicherweise lädt Ihr Vorgesetzter Sie an Ihrem ersten Arbeitstag auch zum Mittagessen ein, und Sie werden von den Kollegen auf einen Drink eingeladen, um Sie im Team willkommen zu heißen.
Die Aufnahme und Einarbeitung einer neuen Tätigkeit ist ein aufregender Schritt, lassen Sie sich also nicht von den Formalitäten am ersten Arbeitstag unterkriegen. Lächeln Sie, entspannen Sie sich und genießen Sie die ersten Arbeitstage, die Sie haben, um sich mit der Aufgabe und den Kollegen vertraut zu machen. Beteiligen Sie sich an so vielen Aktivitäten wie möglich – Sie werden sich bald als Teil des Teams aus vielen netten Kollegen fühlen.