Telefoninterview: Die Checkliste für Ihr Bewerbungsgespräch

Viele Unternehmen bieten Bewerbern Bewerbungsgespräche an, die sie bequem von zu Hause aus führen können. Ein Telefoninterview unterscheidet sich von einem gewöhnlichen Vorstellungsgespräch. Deshalb benötigen Sie als Bewerberin oder Bewerber eine spezielle Vorbereitung. Im Folgenden erfahren Sie, worauf es bei einem Telefoninterview ankommt. Außerdem finden Sie hier eine praktische Checkliste für Telefoninterviews.

Welche Gründe gibt es für ein Telefoninterview?

Es gibt verschiedene Gründe für Unternehmen, anstatt auf ein persönliches Bewerbungsgespräch auf ein Telefoninterview zu setzen. Ein Vorstellungsgespräch per Telefon spart Zeit. Es ermöglicht dem Unternehmen, eine große Anzahl an Bewerbern zu kontaktieren und in den Bewerbungsprozess einzubeziehen. Auch als Bewerber spart man mit einem Telefoninterview Zeit und Reisekosten. Aufgrund der Fortschritte der digitalen Technik kann ein telefonisches Gespräch heute auch mit einer Bildübertragung verbunden werden. Auf diese Weise können die Verantwortlichen der Personalabteilung nicht nur die kommunikativen Fähigkeiten beurteilen, sondern auch das Erscheinungsbild des Bewerbers sowie Mimik und Gestik.

Checkliste für das Telefoninterview

• Informationen über die Stelle und das Unternehmen recherchieren
• Unterlagen bereitlegen (Gesprächsleitfaden, Lebenslauf, Notizblock)
• mögliche Fragen und Antworten vorbereiten
• Auf die Stimme sowie bei einem Videointerview auch auf Kleidung, Mimik und Gestik achten
• eine ruhige Umgebung auswählen
• die Technik (Telefon, Smartphone, Computer) überprüfen
• Fragen stellen und Notizen machen
• freundlich und offen kommunizieren
• überlegte und präzise Antworten geben
• Verabredungen über das weitere Verfahren treffen

Auf die Vorbereitung kommt es an

Eine gute Vorbereitung auf ein Telefoninterview beugt nicht nur Nervosität vor, sondern hilft Ihnen auch, sich dem Gesprächspartner informiert und kompetent zu präsentieren. Als Bewerber sollten Sie aber nicht nur an das Fachliche und an die Selbstpräsentation denken. Um den Gesprächspartner zu beeindrucken, sollten Sie sich im Vorfeld Fragen überlegen, die Sie stellen möchten. Außerdem ist es wichtig, sich im Vorfeld Gedanken über Antworten auf mögliche Fragen zu machen, die der Gesprächspartner Ihnen stellen könnte. Es kann hilfreich sein, sich im Vorfeld eine Gesprächsstruktur für das Telefoninterview zu überlegen, an der Sie sich orientieren wollen. Wichtig ist es, im Gespräch authentisch zu wirken und gut informiert zu sein. Dafür sollten Sie einige Unterlagen bereithalten, wie Infos über das Unternehmen, Ihren Lebenslauf und die Anforderungen der Stellenbeschreibung.

Zudem sollten Sie auch optimale Rahmenbedingungen für das Telefoninterview schaffen. Dazu gehört unter anderem, für eine ruhige Umgebung zu sorgen, damit laute Umgebungsgeräusche das Gespräch nicht stören. Wenn ein Videotelefonat angesagt ist, sorgen Sie dafür, dass die Technik einwandfrei funktioniert und die Umgebung einen sauberen und aufgeräumten Eindruck macht. Während es bei einem reinen Telefoninterview vor allem auf die Stimme ankommt, sind bei einem Vorstellungsgespräch per Videoübertragung auch andere Faktoren zu beachten. Stellen Sie sicher, dass Sie in Mimik und Gestik offen und freundlich wirken. Zudem sollten Sie sich für das Gespräch passend kleiden. Die Kleidung hängt vom Dresscode des jeweiligen Unternehmens ab. Man muss bei einem Vorstellungsgespräch nicht unbedingt einen Anzug tragen, aber ein ordentliches und gepflegtes Outfit ist für den ersten Eindruck sehr wichtig.

Der Ablauf eines Telefoninterviews

Der Ablauf ist bei einem telefonischen Vorstellungsgespräch nicht immer gleich. Manchmal wird das Gespräch zu einem fest vereinbarten Termin geführt. Der Termin wird per Brief, E-Mail oder telefonisch mitgeteilt. Manchmal setzen Personaler aber auch auf spontane Anrufe. Pünktlichkeit und gute Vorbereitung sind genauso wichtig wie bei einem normalen Vorstellungsgespräch. Ein Telefoninterview wird aber zumeist etwas schneller abgewickelt als ein persönliches Gespräch. Die durchschnittliche Dauer beträgt zwischen 15 und 30 Minuten. Als Bewerber ist es deshalb von Bedeutung, die wichtigsten Botschaften dem Gesprächspartner klar zu vermitteln und schnell zur Sache zu kommen. Ein typisches Telefoninterview besteht aus den folgenden Elementen:

• Begrüßung und gegebenenfalls Smalltalk
• Selbstpräsentation
• Fragen zu Motivation, Lebenslauf und Werdegang
• Erwartungen des Arbeitgebers
• Gründe für die Bewerbung und Interesse am Unternehmen
• fachliche Kompetenzen
• Stärken und Schwächen
• Organisatorisches
• Gehaltsvorstellungen
• Nachfragen
• Absprachen und Verabschiedung

Es ist in der Regel ratsam, die Moderation des Telefoninterviews dem Personaler zu überlassen. Zeigen Sie als Bewerber aber Initiative, indem Sie Nachfragen stellen und selbstständig Themen ansprechen. Sie können sich an vorab angefertigten Notizen orientieren. Damit das Gespräch flüssig verläuft, sollten Sie aber immer bereit sein, auf den Gesprächspartner einzugehen.

Was passiert, wenn ein spontanes Telefoninterview vom Unternehmen gesucht wird und Sie gerade nicht zu Hause sind? Überprüfen Sie die Voicemail-Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter, und sprechen Sie eine überlegte und formelle Ansage ein.

Was man für ein Telefoninterview bereithalten sollte

Für ein telefonisches Vorstellungsgespräch können Sie verschiedene Unterlagen bereitlegen. Dazu gehört eine kurze Selbstpräsentation auf der Grundlage des Lebenslaufs. Zudem können Sie in Stichpunkten einen Gesprächsleitfaden notieren, an dem Sie sich orientieren möchten. Von besonderer Wichtigkeit sind Informationen über den Arbeitgeber. Dazu zählen Größe des Unternehmens, Produkte und Dienstleistungen, Unternehmensphilosophie sowie einige Grunddaten (Gründungsjahr, Geschäftsführer usw.). Vielleicht können Sie vorab auch etwas über die Person herausfinden, mit der Sie das telefonische Bewerbungsgespräch führen werden. Einen persönlichen Draht zum Gesprächspartner zu finden, kann von Bedeutung sein. In jedem Fall sollten Sie sich für das Telefoninterview Rückfragen notieren, die Sie stellen möchten. Entscheidend für die Einstellung ist zumeist, wie gut der Bewerber zum Unternehmen und zu den Anforderungen der Stellenausschreibung passt. Im Rahmen des telefonischen Vorstellungsgesprächs sollten Sie erläutern können, warum Sie diese Anforderungen erfüllen. Beantworten Sie im Rahmen des Telefoninterviews nicht nur Fragen, sondern stellen Sie auch selbst welche. Halten Sie für Notizen Stift und Papier bereit.

Mögliche Fragen in einem Telefoninterview

Als Bewerber sollten Sie sich auf mögliche Fragen vorbereiten. Das ist gar nicht so schwierig, denn es gibt einen Katalog an Standardfragen, die Personaler in einem Vorstellungsgespräch gewöhnlich stellen. Gefragt wird in der Regel nach fachlichen Kompetenzen und Berufserfahrungen. Außerdem ist mit der Frage zu rechnen, was Sie zum richtigen Kandidaten für die Stelle macht. Fragen nach sozialen Kompetenzen und Soft Skills sind vor allem im Dienstleistungssektor an der Tagesordnung. Sie betreffen vor allem Teamfähigkeit und kommunikative Kompetenz. Im Rahmen einer Selbstbeschreibung erwartet der Personaler, dass man auf eigene Stärken und Schwächen eingeht. Darüber hinaus werden Fragen zu Motivation und Zielsetzung gestellt, das heißt, welche Erwartungen Sie an das Unternehmen haben und wie Sie sich beruflich weiterentwickeln wollen. Bei der Beantwortung der Fragen sollten Sie als Bewerberin oder Bewerber ein positives Bild von sich zeichnen, aber ehrlich und authentisch wirken.