Sekretariat
Auftragsabwicklung & Rechnungsstellung (m/w/d)

Unbefristet · Vollzeit (40 Std./Woche) · ab sofort oder nach Vereinbarung · Köln Rheinauhafen

Wer wir sind

Wir sind ein etabliertes Kölner Familienunternehmen (seit 1960) im Bereich Personalentwicklung für die öffentliche Verwaltung, Sparkassen und weitere Organisationen. Gemeinsam mit unserem rund 25-köpfigen Trainer:innenteam gestalten wir Trainings, Workshops und Coachings deutschlandweit – mit Sitz am Kölner Rheinauhafen.

Geführt wird das Institut von einem weiblich-männlichen Tandem, das für kurze Wege, offene Kommunikation und moderne Zusammenarbeit steht. In unserem kleinen, humorvollen Team verbinden wir Tradition mit digitalem Arbeiten: weitgehend papierarm und mit effizienten Tools im täglichen Miteinander.

Die ausgeschriebene Rolle ist bei uns seit vielen Jahren etabliert und wird zum Jahreswechsel neu besetzt – Sie starten mit einer gründlichen Einarbeitung und Übergabe.

Wir bieten

Unbefristete Vollzeitstelle mit 30 Tagen Urlaub
Feste Betriebsferien: zwei Wochen Ende Juli/Anfang August und von Weihnachten bis ins neue Jahr
38.000–45.000 € brutto/Jahr, je nach Erfahrung
Ein Tag Homeoffice pro Woche nach der Einarbeitung
Bedarfsorientierte Weiterbildungen
Deutschlandticket und sehr gute ÖPNV-Anbindung
Zuschuss zu Sport bzw. Fitnessstudio

Ihre Aufgaben

Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Institut, nehmen Kundenanfragen entgegen und sind Ansprechperson für unsere Kund:innen und Trainer:innen
Sie wickeln unsere Seminaraufträge im CRM-System ab – von der Anlage bis zum Abschluss
Sie erstellen unsere Kundenrechnungen und prüfen die Honorarrechnungen unserer Trainer:innen
Sie behalten offene Posten im Blick und kümmern sich um Zahlungserinnerungen
Sie koordinieren Seminartermine und pflegen unsere Kundenstammdaten
Bei hausinternen Seminaren begrüßen und betreuen Sie unsere Teilnehmenden vor Ort
Sie schreiben Angebote mit, recherchieren passende öffentliche Ausschreibungen und bereiten die Unterlagen dafür vor

Ihr Profil

Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung oder kaufmännischen Sachbearbeitung
Sehr genaue und verlässliche Arbeitsweise, Sicherheit im Umgang mit Zahlen
Ausgeprägte Selbstorganisation – Sie behalten auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick
Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, professionelles Auftreten am Telefon
Affinität zu digitalen Systemen – wir arbeiten mit Salesforce und DATEV, beides bringen wir Ihnen in Ruhe bei
Sie dokumentieren sauber, denken in Prozessen mit und behandeln sensible Daten diskret

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Schicken Sie uns Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf an bewerbungen@udmk.de – vielleicht dürfen wir Sie schon bald in unserem Team begrüßen. Ihr Ansprechpartner: Aaron Müller

Institut Dr. Müller Köln
Anna-Schneider-Steig 10 · 50678 Köln
0221 / 29249060 · www.udmk.de