Fahrgeld vom Arbeitgeber: Vorteile für beide Seiten?

Arbeitgeber können ihren Beschäftigten freiwillig einen Fahrgeldzuschuss für den Arbeitsweg bezahlen. Beide Seiten profitieren davon. Das Fahrgeld vom Arbeitgeber können auch Minijobber und Azubis erhalten.

Der Fahrgeldzuschuss des Arbeitgebers ist eine freiwillige Leistung, die Unternehmen in der Regel nur für den Fahrtweg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, aber nicht für Dienstreisen zahlen. Diese Leistung hat nichts mit den steuerlichen Regelungen für Dienstreisekosten und auch nichts mit der Pendlerpauschale zu tun, die Arbeitnehmer von ihrer Einkommensteuer absetzen können.

Allerdings hat auch die Fahrkostenerstattung durch Arbeitgeber steuerliche Auswirkungen. Hier die wichtigsten Fakten:

Steuern: Der Fahrgeldzuschuss ist entweder pauschal mit 15 % oder nach den ELStAM-Merkmalen des betreffenden Arbeitnehmers zu versteuern. Die ELStAM-Merkmale sind die Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge, der Steuerfreibetrag und das Kirchensteuerabzugsmerkmal. Die pauschale Versteuerung mit 15 % ist einfacher und wird praktisch immer von den Finanzämtern akzeptiert.
Höhe: Der Zuschuss zu den Fahrtkosten darf nicht höher als die Werbungskosten ausfallen, die der Arbeitnehmer für die betreffende Fahrt ohne diesen Zuschuss geltend machen würde.
Minderung Werbungskostenabzug: Der Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers verringert in adäquater Höhe den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers für seinen Arbeitsweg.
Sozialabgaben: Der Fahrtkostenzuschuss ist bei einer pauschalen Versteuerung kein sozialversicherungspflichtiges Entgelt. Daher entfallen auf ihn die Sozialabgaben.
Freiwilligkeit: Da der Fahrtkostenzuschuss eine freiwillige Leistung vonseiten des Arbeitgebers ist, basiert seine Höhe auf Verhandlungen zwischen dem Arbeitgeber und seinen Arbeitnehmern. Es gibt keine Verpflichtung zur Zahlung des Fahrtkostenzuschusses und daher auch keine verpflichtende Höhe.

Fahrkostenerstattung durch Arbeitgeber: So überzeugen Sie Ihren Chef

Der Fahrtkostenzuschuss ist in der Regel für beide Parteien vorteilhaft. Arbeitnehmer erlangen bei ausreichender Höhe einen direkten finanziellen Vorteil und werden von der Steuerbürokratie entlastet, weil sie nicht mehr mühselig den Werbungskostenabzug für ihren Fahrtweg berechnen und hierfür die nötigen Daten zusammentragen müssen. Steuerlich profitieren sie, weil ein Fahrtkostenzuschuss meistens nur mit 15 % pauschal besteuert wird, was bei fast allen Arbeitnehmer unter dem Einkommensteuersatz liegt. Zudem würde sie eine Gehaltserhöhung um diesen Betrag in die Steuerprogression treiben.

Arbeitgeber motivieren mit dem Zuschuss ihre Beschäftigten und zahlen gleichzeitig darauf keine Sozialabgaben. Das ist praktisch immer günstiger als eine Gehaltserhöhung um diesen Betrag. Für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wirkt der Zuschuss als Benefit und auch als Alternative zu einer Gehaltserhöhung. Beide Seiten erhalten mit dem Fahrtkostenzuschuss eine Verhandlungs- und Manövriermasse. Allerdings gilt es, diese für beide Seiten vorteilhaft und angemessen auszuhandeln.

Fahrgeld vom Arbeitgeber: Wie verhandeln Sie darüber?

In manchen Betrieben bietet der Unternehmer den Fahrtkostenzuschuss von sich aus an. Sie müssen dann nur darauf achten, dass dieser eine angemessene Höhe erreicht. In anderen Fällen ist der Arbeitgeber einfach noch nicht auf diese Idee gekommen oder befürchtet, dass ihn der Zuschuss zu viel Geld kosten könnte. Sie überzeugen ihn, indem Sie die oben genannten Vorteile (auch für ihn) erwähnen und ihm die nachfolgend genannten Berechnungsgrundlagen präsentieren. Die meisten Arbeitgeber zahlen den Fahrtkostenzuschuss sofort, wenn sie feststellen, dass er ihnen durch SV- und Steuerersparnisse sogar einen Gewinn bringt und eigentlich keinen Aufwand verursacht – die Berechnung übernimmt der Steuerberater oder die hausinterne Kostenrechnungsstelle.

Fahrtkostenzuschuss berechnen

Der Arbeitgeber kann für den Arbeitsweg dem Arbeitnehmer pauschal 30 ct/km erstatten. Es gilt die einfache Fahrt zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte. Von diesem Betrag führt der Arbeitgeber pauschal 15 % Lohnsteuer + Kirchensteuer (falls erforderlich), jedoch keine Sozialabgaben ab. Ein Rechenbeispiel sähe so aus:

Der Arbeitnehmer fährt an 23 Tagen pro Monat mit seinem privaten Pkw 45 km zu seinem Betrieb. Es gilt diese einfache Fahrt, auch wenn Hin- und Rückweg zusammen 90 km ausmachen.
Die Formel für die Berechnung lautet: 23 Tage x 45 km x 30 ct/km = 310,50 Euro.
Es entstehen für den Arbeitgeber pauschale Steuern von 310,50 Euro x 15 % = 46,58 Euro.
Hinzu kommt, da der Arbeitnehmer in Bayern wohnt, ein Kirchensteuersatz von 8 % auf die Steuer (nicht auf den Gesamtbetrag!). Er beträgt mithin 46,58 Euro x 8 % = 3,73 Euro.
Die Gesamtsteuerbelastung beträgt 46,58 + 3,73 = 50,31 Euro.
Der Arbeitnehmer erhält 310,50 Euro Zuschuss.
Der Arbeitgeber zahlt insgesamt 360,81 Euro.

Das Fahrgeld vom Arbeitgeber bleibt in manchen Fällen sogar steuerfrei. Dies gilt bei einer Sammelbeförderung, einer doppelten Haushaltsführung des Arbeitnehmers und bei einer Auswärtstätigkeit.

Fahrgeldzuschuss für Minijobber und Azubis

Die steuerfreien Minijobs haben viele Vorteile, schließen aber eine Gehaltserhöhung über die gesetzlich festgelegten 450 Euro pro Monat aus. Wenn mehr gearbeitet und verdient wird, werden Steuern fällig. Doch mit dem Fahrgeld vom Arbeitgeber können sie für die geringfügig Beschäftigten deutlich attraktiver werden. Das gilt vor allem deshalb, weil ein etwas längerer, täglicher Anfahrtsweg bei diesem geringen Verdienst oft nicht besonders lohnend erscheint.

Dasselbe gilt für Azubis. Arbeitgeber, die eher schwer Nachwuchskräfte finden, können die jungen Leute mit diesem Zuschuss sehr gut motivieren. Eine Alternative wäre in beiden Fällen ein Tankgutschein bis 44 Euro, der bis zu diesem Betrag steuer- und abgabenfrei bleibt.

Es lohnt sich also auf jeden Fall, wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Fahrtkosten erstatten. Neben den handfesten finanziellen Vorteilen schafft dies auch ein ausgezeichnetes Betriebsklima.