Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch: Tipps für die Verhandlungen

Das Mitarbeitergespräch beziehungsweise Personalgespräch ist eine Herausforderung und Chance für jedes Mitglied eines Arbeitsteams. Gewöhnlich kommen bei solchen Meetings unterschiedliche Aspekte der beruflichen Situation zur Sprache. Wir erklären anhand zweier Praxisbeispiele, wie ein Delegierungsgespräch und eine Mitarbeiterbeurteilung ablaufen und wie Sie sich darauf vorbereiten können.

Was ist ein Mitarbeitergespräch und welche Arten gibt es?

Ein Mitarbeitergespräch ist ein Instrument der Personalführung, das üblicherweise zwischen dem Arbeitnehmer und seiner direkten Führungskraft stattfindet. Das individuelle Gespräch verfolgt – je nach Setting – ein hauptsächliches Ziel. Ein Mitarbeitergespräch für Angehörige der Belegschaft ist häufiger für verschiedene Intervalle pro Geschäftsjahr vorgesehen.

Hier sind maßgebliche Varianten für ein Personalgespräch aufgeführt:

• Gespräch zur Mitarbeiterbeurteilung: Bei diesem Dialog mit der zuständigen Führungskraft erfolgt die Einschätzung der fachlichen Leistung und des persönlichen Verhaltens. Gleichzeitig bewertet der jeweilige Vorgesetzte das ungenutzte Potenzial des Kollegen in Form einer wertschätzenden Kritik.
• Gespräch zur Konfliktlösung: Dieses spezielle Mitarbeitergespräch dient zur Klärung firmeninterner Konflikte.
• Mitarbeitergespräch für konkrete Zielvereinbarungen: Das wichtige Anliegen dieses Zusammentreffens ist, einen Konsens über Ziele zur Weiterentwicklung der Fachkraft herbeizuführen.
• Gespräch zur Delegierung: Hierbei gelangt die Delegation von Aufgaben und Verantwortungsbereichen an einen konkreten Mitarbeiter auf die Tagesordnung.
• Gespräch zur Übernahme eines Bewerbers: Es erfolgt eine Klärung zur Übernahme des betreffenden Mitarbeiters nach der üblichen Probezeit oder dem Ausbildungsende.
• Mitarbeitergespräch für positive Kritik und Anerkennung: Bei diesem Meeting übermittelt der Vorgesetzte oder eine sonstige Führungskraft die Wertschätzung und Anerkennung für individuelle Spitzenleistungen im Unternehmen.

Ein Praxisbeispiel für ein Delegierungsgespräch

Im nachfolgenden Musterbeispiel wird die Arbeitsaufgabe durch die Führungskraft klar erläutert. Erwartungen des Unternehmens an den Mitarbeiter werden kommuniziert. Anschließend erhält die Fachkraft die nötigen Befugnisse und den Zugang zu erforderlichen Ressourcen. Es geht im Praxisbeispiel um ein Mitarbeitergespräch, konkret um die Delegierung einer Entwicklungsaufgabe an einen kompetenten Mitarbeiter. Hierzu erfolgt eine kurze Beschreibung des Gesprächsverlaufs.

Small Talk zur Begrüßung

Vorgesetzte: „Guten Morgen, Herr Meyer! Wie war Ihr Wochenende?“

Mitarbeiter: „Guten Morgen, Frau Schmidt! Danke, wir hatten viel Freude bei einem Kammerkonzert.“

Auftakt zum Mitarbeitersgespräch

Vorgesetzte: „Herr Meyer, ich möchte heute mit Ihnen ein innovatives Projekt besprechen. Wir starten ein Programm zur Optimierung der Datenbank für unsere Verkaufsartikel.“
Mitarbeiter: „Ich verstehe. Dies ist interessant.“

Beschreibung der Arbeitsaufgabe

Vorgesetzte: „Bei Ihrer Aufgabe als Fachkraft dreht es sich darum, die Datenbank auf Schwachstellen zu analysieren. Ebenfalls sind überflüssige Einträge zu beseitigen. Außerdem sind alle Auflistungen der Verkaufsartikel auf Vollständigkeit zu prüfen. Erstellen Sie eine Zusammenfassung der fehlenden Daten.“
Mitarbeiter: „Ich fühle mich den neuen Herausforderungen gewachsen. Gern.“

Darlegung der Ziele und Erwartungen

Vorgesetzte: „Unser Ziel ist, die Produktdatenbank effektiver zu strukturieren. Ich erwarte, dass Sie bis Ende des Quartals einen Bericht zu Ihren Resultaten präsentieren.“
Mitarbeiter: „Ich bin dabei.“

Klärung der Ressourcen und Befugnisse

Vorgesetzte: „Sie bekommen die vollen Admin-Rechte, um auf die Datenbank zuzugreifen und entsprechende Änderungen umzusetzen. Bei Fragen wenden Sie sich an Herrn Lorenz aus der IT-Abteilung.“
Mitarbeiter: „In Ordnung, Frau Schmidt.“

Vorbereiten auf das Mitarbeitergespräch – welche Themen sind beim Gespräch zur Delegierung wichtig?

Das Ziel des Delegierungsgesprächs ist sicherzustellen, dass der Mitarbeiter versteht, was im neuartigen Fachgebiet von ihm/ihr erwartet wird. Zugleich soll die betreffende Fachkraft wissen, wie sie ihre neuen Aufgaben zu erfüllen hat. Es geht dem Vorgesetzten nicht nur um die Übertragung von innovativen Aufgaben und einer Zielsetzung. Die Förderung von Selbstvertrauen und eine motivierende Wertschätzung für den zu delegierenden Mitarbeiter spielen gleichfalls eine Schlüsselrolle.

Vor dem Mitarbeitergespräch ist eine gründliche Vorbereitung sowohl auf der Seite der Führungskraft als auch auf der Mitarbeiterseite unerlässlich. Drei wesentliche Aspekte sind zwischen den zwei unterschiedlichen Positionen innerhalb der betrieblichen Hierarchie zu klären. Hierzu haben wir eine kurze Checkliste für das Mitarbeitergespräch zusammengestellt:

• Beschreibung und Erläuterung des neuen Aufgabengebiets
• Bedeutung, Sinn und Ziel der künftigen Arbeitsaufgaben
• Freiräume und Befugnisse des delegierten Mitarbeiters

Tipp: Sammeln Sie als nominierter Kandidat zur Delegation im Unternehmen vorab genügend Informationen zu den drei genannten Hauptkriterien. Machen Sie sich für das Mitarbeitergespräch rechtzeitig Gedanken zu diesen Aspekten. Bestimmen Sie für sich, wie Sie diese Bereiche mit Ihrer Person, Ihrem Fachwissen und Ihrer Berufserfahrung ausfüllen. So sammeln Sie beim Vorgesetzten Pluspunkte, die sich besonders bei Verhandlungen zum Gehalt innerhalb der neuen Position auszahlen.

Die ideale Vorbereitung fürs Gespräch zur Mitarbeiterbeurteilung

Beim Beurteilungsgespräch handelt es sich um ein durchstrukturiertes Mitarbeitergespräch zwischen der verantwortlichen Führungskraft und einem Arbeitnehmer. Meist wird die Struktur durch eine Checkliste oder einen Fragebogen gesetzt. Diese spezifischen Dialoge sind dienlich, dem gesamten Team ein Feedback über die erbrachte Leistung zu geben. Zudem erörtert jedes beurteilende Mitarbeitergespräch vorliegende Stärken und Schwächen.

Hier sind die wichtigsten Tipps für eine effiziente Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs:

• Sammeln von Informationen: Sammeln Sie beständig Daten über Ihre erbrachte Leistung. Notieren Sie sich hierbei wesentliche Anhaltspunkte aus dem Berufsalltag.
• Selbstreflexion: Denken Sie zuvor ausgiebig über Ihre eigenen Stärken und Schwächen nach. Halten Sie sich bereit für ein kritisches Feedback durch Ihre Führungskraft im Mitarbeitergespräch.
• Ein angemessenes Ziel setzen: Überdenken und formulieren Sie klare Ziele fürs bevorstehende Gespräch mit etwaiger Kritik seitens der Führungskraft. Wie wollen Sie darauf positiv reagieren? Und: Was wollen Sie durch dieses spezielle Mitarbeitergespräch als Arbeitnehmer erreichen?
• Kompromissbereitschaft signalisieren: Bereiten Sie sich innerlich entspannt darauf vor, dass nicht sämtliche Erwartungen in Ihrem Unternehmen realisierbar sind. Erwägen Sie dabei mit konstruktivem Wortwitz definierte Win-Win-Situationen.

Tipp: Eine gute Vorbereitung auf dieses Mitarbeitergespräch trägt zur progressiven Entwicklung Ihrer Firma bei. Dies gilt insbesondere, wenn Sie für beide Seiten vorteilhafte Zielvereinbarungen erreichen.